Creadora
Practica
El objetivo principal del Servicio es garantizar una gestión económica y presupuestaria eficiente y coherente en todas las entidades locales.
Para lograrlo, el servicio ofrece:
– Asesoramiento: En control interno, contabilidad y gestión patrimonial.
– Recursos: Materiales, técnicos y formación especializada.
– Estándares: Procedimientos uniformes y criterios de actuación homogéneos.
Con el fin de optimizar los recursos y ampliar la cobertura del servicio, se ha implementado un proyecto de automatización robótica de procesos.
Para llevar a cabo el proyecto, fue necesario disponer de las licencias de software para la automatización de procesos (RPA) y contar con los servicios de una empresa especializada.
Las fases principales del proyecto se concretan en las siguientes:
Selección del proceso.
Se ha realizado un análisis detallado de las tareas de sus empleados, con el objetivo de optimizar la gestión de recursos y mejorar la eficiencia. Este análisis ha permitido identificar procesos repetitivos y poco valorados, especialmente aquellos relacionados con el suministro de información trimestral al Ministerio de Hacienda.
Las tareas vinculadas a estos procesos consumían alrededor de 600 horas anuales, lo que equivale aproximadamente al 50% de la jornada laboral efectiva de un trabajador. Además, cumplían con las condiciones ideales para la automatización: eran procesos repetitivos, con mínima o nula necesidad de toma de decisiones por parte del trabajador, y presentaban baja interoperabilidad entre las aplicaciones o plataformas informáticas involucradas.
El alcance del proyecto seleccionado fue el siguiente:
Número de entidades afectadas al final del proyecto: 100 ayuntamientos
Procesos a robotizar: Suministro trimestral información
Aplicaciones y/o herramientas informáticas involucradas
Carga de trabajo antes de la robotización, con un alcance únicamente para 30 ayuntamientos:
– Consumo de aproximadamente 600 horas anuales.
– Equipo implicado: 4 técnicos superiores, 2 administrativos y 3 auxiliares administrativos.
Mapeo del proceso.
Es esencial para comprender completamente cómo se lleva a cabo el proceso, identificar posibles ineficiencias y garantizar que el robot se diseñe para replicar y optimizar las tareas de manera efectiva. En la ejecución de esta fase trabajaron de forma conjunta el personal de intervención implicado en el proceso a automatizar y la empresa contratada.
Diseño del robot.
La fase de programación del robot, tarea asumida exclusivamente por la empresa contratada. Sin embargo, se organizaron reuniones periódicas con el equipo de la empresa encargada y el equipo multidisciplinar del Servicio de Asistencia, con el fin de supervisar el progreso y realizar las pruebas necesarias en entornos controlados. Esto permitió introducir mejoras continuas a lo largo del proyecto.
Prueba y validación del robot.
Antes de implementar el robot en el entorno real, fue crucial realizar pruebas exhaustivas. En esta fase, se ejecutó el robot en un entorno controlado para verificar que realiza las tareas correctamente, tal como se definieron en el mapeo del proceso. Se revisó que interactúe adecuadamente con los sistemas y aplicaciones involucradas, que tome las decisiones correctas y que maneje excepciones o errores de manera efectiva.
Implementación y monitoreo.
Después de pasar las pruebas, el robot se implementó en el entorno real de trabajo. Sin embargo, el proceso no ha terminado aquí. Se sigue monitorizando el rendimiento del robot para asegurarse de que esté cumpliendo con las expectativas y adaptarlo según sea necesario.
Objetivos
La implementación de la RPA en la Diputación de Girona tiene como objetivo principal modernizar y optimizar los procesos de gestión dentro del departamento de Intervención-Tesorería.
A través de esta tecnología, se busca alcanzar los siguientes objetivos específicos:
Simplificación de procedimientos
Establecer procesos más eficientes y ágiles.
Eliminar errores manuales y garantizar la coherencia en la información.
Aumento de la productividad
Liberar a los empleados de tareas mecánicas para que puedan enfocarse en actividades de mayor valor añadido, como el análisis de datos y la toma de decisiones estratégicas.
Optimizar el uso de los recursos humanos y materiales.
Mejora de la precisión y calidad de los datos:
Reducir significativamente el margen de error humano al automatizar tareas susceptibles de errores.
Garantizar la integridad y consistencia de la información.
Aumento de la eficiencia
Reducir los tiempos de procesamiento y los costos operativos asociados a los procesos manuales.
Optimizar el flujo de trabajo y la gestión de recursos.
Alineación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS)
Contribuir al cumplimiento del ODS 9, promoviendo la innovación y la eficiencia en la gestión pública.
Fomentar la construcción de infraestructuras resilientes y la industrialización inclusiva y sostenible.
Transformación digital
Adoptar tecnologías innovadoras para mejorar la gestión interna y los servicios prestados a los ciudadanos.
Posicionar a la Diputación de Girona como una organización moderna y eficiente.
En resumen, la implementación de la RPA en la Diputación de Girona busca transformar la forma de trabajar, haciendo que los procesos sean más eficientes, precisos y ágiles. Al automatizar tareas repetitivas y liberar a los empleados para que se enfoquen en actividades de mayor valor añadido, se contribuye a mejorar la calidad de los servicios públicos y a alcanzar los objetivos estratégicos de la institución.
Resultados, Alcance e Impacto
Año 2023: Antes de iniciar el proyecto de automatización robótica de procesos para Suministro Trimestral Plan Provincial a 30 ayuntamientos de la provincia, teníamos asignados a 4 técnicos superiores y 5 administrativos, dedicando en conjunto aproximadamente 600 horas anuales a esta tarea.
1 trimestre de 2024: 60% robotizado, realizamos las tareas para los 30 ayuntamientos, pero con una reducción del personal asignado, que paso a realizarse con 1 técnico superior y 2 administrativos.
2 trimestre de 2024: 100% robotizado, cumplimos con las tareas de los 40 ayuntamientos, pero con una reducción drástica del personal asignado, ya que realizamos las mismas tareas que en la fase 0 pero únicamente con el soporte de 1 administrativo.
Previsión para el año 2025: 100% robotizado realizaremos la elaboración y suministro de información de más de 100 ayuntamientos únicamente con el soporte de 1 administrativo.
Escalabilidad y Retos Futuros
Hemos seleccionado la generación de informes de subvenciones como nuestro próximo objetivo, que se emiten más de 5.340 informes al año, y representa una carga de trabajo significativa y repetitiva. Al automatizar esta tarea, no solo se optimizan recursos, sino que también se incrementa la eficiencia y la precisión en la gestión de subvenciones.